Fällt eine überlassene Fachkraft kurzfristig aus, stellt sich für viele Einsatzbetriebe sofort die praktische Frage: Wer trägt Krankheit bei Zeitarbeit? Für die Einsatzplanung zählt vor allem, ob Ersatz verfügbar ist. Rechtlich ist die Lage jedoch klarer, als sie im hektischen Tagesgeschäft oft wirkt: Arbeitgeber bleibt in der Arbeitnehmerüberlassung grundsätzlich der Personaldienstleister – nicht das Kundenunternehmen.

Das bedeutet nicht, dass der Ausfall für den Einsatzbetrieb folgenlos bleibt. Aufträge müssen weiterlaufen, Schichten besetzt und Teams entlastet werden. Entscheidend ist daher, die arbeitsrechtliche Verantwortung, die vertragliche Abrechnung und die operative Vertretung sauber voneinander zu trennen.

Wer trägt Krankheit bei Zeitarbeit rechtlich?

Bei der Arbeitnehmerüberlassung besteht der Arbeitsvertrag zwischen der Zeitarbeitskraft und dem Personaldienstleister. Dieser zahlt das Arbeitsentgelt, führt Sozialversicherungsbeiträge ab und erfüllt die Arbeitgeberpflichten. Er ist damit auch der Ansprechpartner, wenn ein Mitarbeiter arbeitsunfähig erkrankt.

Die Lohnfortzahlung richtet sich nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Besteht das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen ununterbrochen, hat der Arbeitnehmer bei unverschuldeter Krankheit grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen je Krankheitsfall. Diese Zahlung leistet der Personaldienstleister als Arbeitgeber.

Nach Ablauf der sechs Wochen kann bei gesetzlich versicherten Beschäftigten Krankengeld durch die Krankenkasse in Betracht kommen. Beginnt die Arbeitsunfähigkeit innerhalb der ersten vier Wochen eines neuen Arbeitsverhältnisses, besteht in der Regel noch kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Ob und in welcher Höhe dann Krankengeld gezahlt wird, hängt von den individuellen Voraussetzungen ab.

Für den Einsatzbetrieb gilt: Er übernimmt durch die Beschäftigung im eigenen Betrieb nicht automatisch die Lohnfortzahlung. Die Weisungsbefugnis im täglichen Einsatz, etwa zu Arbeitsabläufen, Arbeitszeiten und Arbeitsschutz, macht ihn nicht zum arbeitsrechtlichen Arbeitgeber.

Arbeitsunfähigkeit: Was der Einsatzbetrieb wissen muss

Erkrankt eine überlassene Kraft, muss sie ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich beim Personaldienstleister melden. Sinnvoll und in der Praxis erforderlich ist zusätzlich eine zeitnahe Information an den Einsatzbetrieb, damit die Schicht- und Personalplanung angepasst werden kann. Dabei geht es um die Abwesenheit und ihre voraussichtliche Dauer – nicht um eine Diagnose.

Für gesetzlich Krankenversicherte wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung heute in vielen Fällen elektronisch durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse abgerufen. Die Pflicht des Mitarbeiters, die Erkrankung und die voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen, bleibt dennoch bestehen. Der Einsatzbetrieb sollte die Meldung an den Personaldienstleister deshalb nicht ersetzen, sondern ergänzen.

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Kundenunternehmen benötigen keine Informationen über die konkrete Erkrankung und sollten diese auch nicht abfragen. Für die Einsatzplanung genügt die Mitteilung, dass die Person arbeitsunfähig ist und wann voraussichtlich mit einer Rückkehr gerechnet werden kann. Änderungen bei der Dauer sollten ebenfalls zeitnah kommuniziert werden.

Abrechnung und Kosten: Der Vertrag ist entscheidend

Die Frage nach den Kosten wird häufig mit der Frage nach der Lohnfortzahlung vermischt. Beides ist nicht dasselbe. Der Personaldienstleister trägt als Arbeitgeber die gesetzliche Entgeltfortzahlung. Ob der Einsatzbetrieb für ausgefallene Stunden ein Entgelt zahlt, richtet sich dagegen nach der konkret vereinbarten Arbeitnehmerüberlassung und den zugrunde liegenden Vertragsbedingungen.

Üblich ist, dass nur tatsächlich geleistete und bestätigte Einsatzstunden abgerechnet werden. Eine allgemeingültige Regel gibt es jedoch nicht. Vereinbarungen zu Mindestabrufen, festen Einsatzzeiten, kurzfristigen Absagen oder besonderen Projektbedingungen können die wirtschaftliche Einordnung beeinflussen. Unternehmen sollten daher vor Einsatzbeginn nachvollziehen können, wie Krankheit, Fehlzeiten und Ersatzbesetzung im Vertrag geregelt sind.

Eine klare Regelung schafft auf beiden Seiten Sicherheit. Der Einsatzbetrieb weiß, welche Kosten bei Ausfall entstehen können. Der Personaldienstleister kann seine Personalplanung verlässlich organisieren und die Zeitarbeitskraft erhält eine rechtssichere Behandlung ihrer Ansprüche.

Ersatz bei Krankheit in der Zeitarbeit organisieren

Für viele Unternehmen ist nicht die juristische Einordnung der kritische Punkt, sondern die Frage, wie schnell eine Lücke geschlossen werden kann. Bei einer kurzfristigen Erkrankung braucht die zuständige Ansprechperson beim Personaldienstleister belastbare Angaben: Welche Qualifikation wird benötigt? Welche Schicht ist betroffen? Welche Zugänge, Unterweisungen oder Berechtigungen sind erforderlich? Und welche Tätigkeiten dürfen nicht liegen bleiben?

Je genauer diese Informationen vorliegen, desto realistischer lässt sich eine Ersatzbesetzung prüfen. Nicht jeder Ausfall kann innerhalb weniger Stunden gleichwertig ersetzt werden. Besonders bei spezialisierten Maschinen, sensiblen Produktionsbereichen, Fahrerlaubnissen oder tariflich gebundenen Tätigkeiten sind Einarbeitung und Nachweise zu berücksichtigen. Schnelligkeit ist wichtig, darf aber nicht zulasten von Arbeitsschutz, Qualität oder Einsatzfähigkeit gehen.

Ein verlässlicher Personaldienstleister wird deshalb nicht vorschnell eine Zusage machen, sondern transparent sagen, was kurzfristig möglich ist. Manchmal ist eine voll qualifizierte Vertretung verfügbar. In anderen Fällen kann zunächst eine unterstützende Kraft entlasten, während das Stammteam die qualifizierten Kernaufgaben übernimmt. Bei planbaren längeren Ausfällen kann eine gezielte Nachbesetzung die bessere Lösung sein.

Vor dem Einsatz klare Abläufe vereinbaren

Krankheitsausfälle lassen sich nicht verhindern, ihre Folgen aber deutlich besser steuern. Bewährt hat sich ein fester Meldeweg mit erreichbaren Ansprechpartnern auf beiden Seiten. Gerade bei Früh-, Spät- und Wochenendschichten sollte klar sein, wer informiert wird und bis wann eine Rückmeldung zur Ersatzanfrage erfolgen kann.

Ebenso hilfreich ist eine kurze Einsatzdokumentation. Sie sollte die wichtigsten Tätigkeiten, Qualifikationen, Schichtzeiten, Sicherheitsvorgaben sowie notwendige Zugänge enthalten. So muss bei einem Ausfall nicht erst unter Zeitdruck geklärt werden, welche Voraussetzungen eine Vertretung erfüllen muss.

Für wiederkehrende Bedarfsspitzen kann zudem ein kleiner Kreis bereits eingearbeiteter Kräfte sinnvoll sein. Das verursacht organisatorischen Aufwand, reduziert aber das Risiko, bei Krankheit oder Urlaub ohne handlungsfähige Lösung dazustehen. Ob sich das lohnt, hängt von Produktionsrhythmus, Personalstärke und der Spezialisierung der Tätigkeit ab.

Pflichten des Einsatzbetriebs trotz fehlendem Arbeitsvertrag

Auch wenn der Personaldienstleister Arbeitgeber ist, hat der Einsatzbetrieb während der Überlassung wichtige Pflichten. Er muss die überlassene Person in die betrieblichen Abläufe einweisen, über Gefahren am Arbeitsplatz unterrichten und die geltenden Arbeitsschutzvorgaben umsetzen. Dazu gehören je nach Einsatz unter anderem Unterweisungen, persönliche Schutzausrüstung, Zutrittsregelungen und die sichere Gestaltung des Arbeitsplatzes.

Bei einer Rückkehr nach längerer Krankheit kann es sinnvoll sein, zu prüfen, ob sich im Einsatzbereich etwas verändert hat. Neue Maschinen, angepasste Schutzvorgaben oder eine veränderte Schichtplanung können eine erneute Unterweisung erforderlich machen. Die Entscheidung sollte nicht pauschal getroffen werden, sondern sich an der Dauer der Abwesenheit und den konkreten Veränderungen im Betrieb orientieren.

Wichtig ist außerdem, krankheitsbedingte Fehlzeiten nicht mit einer Leistungsbewertung zu vermischen. Eine Arbeitsunfähigkeit ist kein Anlass, pauschal an der Zuverlässigkeit einer überlassenen Kraft zu zweifeln. Wenn es im Einsatz Probleme mit Kommunikation, Einsatzfähigkeit oder wiederholten kurzfristigen Ausfällen gibt, sollte das sachlich und vertraulich mit dem Personaldienstleister besprochen werden. Nur dann lassen sich belastbare Lösungen finden.

Gute Zusammenarbeit schafft Planungssicherheit

Krankheit gehört zur Personalplanung, auch bei sorgfältiger Auswahl und guter Einsatzorganisation. Für Unternehmen entsteht Sicherheit nicht dadurch, dass jeder Ausfall vermeidbar wird. Sie entsteht durch klare Verantwortlichkeiten, verbindliche Kommunikation und einen Partner, der Ersatzmöglichkeiten realistisch einschätzt und zügig handelt.

PSB Europe unterstützt Unternehmen dabei, Überlassungseinsätze so zu organisieren, dass auch bei kurzfristigen Veränderungen klare Wege bestehen. Eine offen vereinbarte Vertretungsregelung vor dem ersten Einsatztag ist dabei oft wertvoller als eine hektische Suche im Moment des Ausfalls.